Törmäämme usein tilanteeseen, jossa yhtiön osakkas tai hallituksen jäsen yllättyy, kun tilitoimisto ei voi luovuttaa hänen nähtäväkseen yhtiötä koskevaa kirjanpitoaineistoa. Kirjanpitoaineisto voi olla sähköisiä ja paperisia asiakirjoja tai tunnukset kirjanpito-ohjelmaan. Tietojen luovutuksesta määrätään esimerkiksi osakeyhtiölaissa, sekä ulosotto- ja oikeudenkäymiskaaressa. Avaan tässä artikkelissa toimistomme aineiston luovutukseen liittyvää ohjeistusta.
Osakeyhtiön tietoja voidaan luovuttaa seuraaville tahoille:
1. Sopimuksessa mainittu yhteyshenkilö
Tilitoimiston toimeksiantosopimuksessa mainitaan yhteyshenkilö(t), joille tietoja voidaan luovuttaa. yhteyshenkilö voi olla nimetty tai määritelty asemansa perusteella (esim talouspäällikkö).
2. Toimitusjohtaja tai hänen nimeämä
Osakeyhtiölain mukaan toimitusjohtaja vastaa muun muassa, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty.
Toimitusjohtaja voi nimetä henkilön, jolle tilitoimisto saa luovuttaa tietoja. Tämä voi olla yhtiön työntekijä tai ulkopuolinen taho, kuten esimerkiksi rahoituskonsultti. Tällöin valtuutus tulee saada kirjallisena, esimerkiksi toimitusjohtajan sähköposti.
2. Hallitus tai sen nimeämä
Osakeyhtiölain mukaan myös hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Kirjanpitoaineistoa ei kuitenkaan saa luovuttaa yksittäiselle hallituksen jäsenelle, jolla ei ole nimenkirjoitusoikeutta.
Kaupparekisteriotteesta tai yhtiöjärjestyksestä tulee aina tarkistaa hallituksen valtuudet. Mikäli nimenkirjoitusoikeus on myönnetty esimerkiksi puheenjohtajalle ja hallituksen jäsenille kaksi yhdessä niin yksittäiselle hallituksen jäsenelle ei voida luovuttaa aineistoa. Toisen hallituksen jäsenen kanssa yhdessä pyydetty materiaali kuitenkin tulee luovuttaa pyytäjille.
Hallitus voi valtuuttaa henkilön vastaanottamaan yhtiötä koskevaa kirjanpitoaineistoa. Tämän tulee ilmetä hallituksen kokouksen pöytäkirjasta tai yksimielisen hallituksen tekemästä päätösasiakirjasta.
3. Prokuristi
Hallitus voi nimetä prokuristin, jolla on oikeus edustaa yritystä kaikissa tavanomaiseen liiketoimintaan liittyvissä asioissa. Jos prokuristi näkyy kaupparekisteriotteella niin hänelle tilitoimisto voi luovuttaa aineistoa.
4. Kaupparekisteriin merkitty nimenkirjoittaja
Hallitus on voinut antaa valitsemilleen nimenkirjoittajille oikeuden edustaa yhtiötä. Tämä selviää kaupparekisteriotteesta.
5. Oikeuden päätös
Riitaantuneen hallituksen jäsen voi hakea tuomioistuimen päätöstä, jonka nojalla hänelle voidaan luovuttaa kirjanpitoaineistoa.
6. Ulosottomies
Ulosottomiehellä on tiedonsaantioikeus, joka syrjäyttää tilitoimiston salassapitovelvollisuuden.
7. Verottaja
Verotarkastajalle tietoja voidaan luovuttaa vain asiakkaan luvalla. Jos yrittäjä ei anna lupaa kirjanpitoaineiston luovuttamiseen voi verottaja pyytää poliisilta virka-apua. Tällöin tiedot luovutetaan poliisille. Viranomaisen henkilöllisyys tulee todentaa henkilökortista. Jos tietoja pyydetään puhelimitse niin soitamme takaisin vaihteen kautta.
8. Poliisi ja Tulli
Poliisin tai Tullin suorittamaan rikostutkintaan aineisto tulee luovuttaa viranomaisen määräyksestä. Määräyksestä tulee ottaa jäljennös. Viranomaisen henkilöllisyys tulee todentaa henkilökortista. Jos tietoja pyydetään puhelimitse niin soitamme takaisin vaihteen kautta.
9. Pesänhoitaja
Konkurssitilanteessa kirjanpitoaineisto tulee toimittaa pesänhoitajalle. Pesänhoitajan asema ja henkilöllisyys tulee varmistaa. Konkurssiin asetetun yhtiön aineistoa ei saa luovuttaa yhtiön johdolle tai osakkaille.
Muille, kuin edellä mainituille tahoille tilitoimisto ei voi luovuttaa asiakkaansa salassa pidettävää aineistoa.