“Firman piikkiin” -yrittäjä on tuttu ilmiö jokaisessa tilitoimistossa. "Firman piikkiin" -yrittäjä ajattelee, että on nerokasta verosuunnittelua laittaa kaikki omat ja perheen kulut yhtiön piikkiin. Näinhän säästyy kallista palkkaveroa ja parhaassa tapauksessa arvonlisäverotkin. Keittiön kaapit laitetaan kirjanpitoon arkistokaappeina ja toimiston kahvitarvikksseet sisältävät sisäfilepihvejä ja vaippoja. Perheen ulkomaanmatkat on etätyömatkoja ja loppu rahan tarve hoidetaan kilometrikorvauksilla, joiden mukaan yrittäjällä on saman verran työajoja kuin keskiverto taxi-kuskilla. Tämä on idioottimaista ja erittäin lyhytnäköistä vero-optimointia. Lisäksi tilanne on kiusallinen tilitoimistolle.
Verotarkastuskohteiden valinta
Verotarkastus voi osua kohdalle sattumanvaraisesti tai verottaja on voinut saada vinkin yrittäjän kateelliselta naapurilta. Verotarkastuksen syynä on usein veroilmoituksilta ilmenevät poikkeamat toimialan keskimääräisestä kulurakenteesta. Jos näyttää, etä yrittäjä hoitaa oman elantonsa kokonaan kilometrikorvausten ja edustustilin kautta niin verotarkastus on todennäköinen. Tällöin ajopäiväkirjan ja kuittimerkintöjen dokumentointi on parempi olla kunnossa tai yrittäjälle voi tulla maksettavaksi muhkea potti peiteltyä osinkoa.
Verotarkastuksen yleisimmät löydökset
Verotarkastuksessa tarkastetaan pääsääntöisesti arvonlisäverotus, tuloverotus ja ennakkoperintä. PK-yrityksillä löytyy lukumääräisesti eniten virheitä arvonlisäverotuksessa ja euromääräisesti tuloverotuksessa. Tarkastuksessa selvitetään vastaako liiketoiminta kirjanpitoa ja onko kirjausketju aukoton sekä onko verolainsäädäntöä noudatettu. Yksinkertaistaen selvitetään onko kaikki tuotot, kulut ja palkat ja niihin liittyvät verot kirjattu kirjanpitoon asianmukaisesti. Alla on esitelty eräitä yleisimpiä virheitä.
PK-yritysten yleisin löydös liittyy peiteltyyn osinkoon, joka voi johtua esimerkiksi yhtiölle kuulumattomista kustannuksista. Näitä voivat olla muun muassa omien elantomenojen käsittely yhtiön kuluina tai yhtiön omaisuuden, kuten auton, veneen tai kesämökin käyttö väärin perustein. Niin ikään syynä voi olla yhtiölle ylihintaan myyty tai vuokrattu omaisuus tai toisaalta yritykseltä alihintaan ostettu tai vuokrattu omaisuus. Yrittäjän tulee olla erityisen tarkkana käyvistä arvoista, kun se käy kauppaa yrityksensä kanssa. Myös dokumentoinnin on panostettava, kun yritys käy kauppaa intressitahojen kanssa.
Yrittäjän kannalta ongelmallisia ovat myös edustuskulut, joiden dokumentointi on puutteellinen ja jotka luonteensa puolesta voivat liittyä yhtä hyvin edustukseen kuin yksityiskulutukseenkin. Kyseisen kulun liittymistä yrityksen liiketoimintaan on työlästä selvittää jälkikäteen, jos alkuperäisen tositteen lisätiedot on täytetty huonosti tai ei lainkaan.
Virhetilastojen kärjessä vuosittain on myös matkakustannuksiin liittyvät löydökset. Nämä liittyvät väärin maksettuihin kilometrikorvauksiin ja päivärahoihin.
Etenkin käteiskauppaa käyvien yritysten osalta toisinaan syntyy epäilys, että myyntiä puuttuu kirjanpidosta. Yritysten sisäinen kassakirjanpito on usein puutteellinen ja usein virheet ovat tahattomia. Liikkeellä olevan käteisen rahan vähentyessä tämäkin ongelma on pienentynyt. Mikäli yritys kuitenkin ottaa käteismaksuja, tulee sen panostaa reaaliaikaiseen kassakirjanpitoon.
Tilitoimiston näkökulma
Tilitoimisto ei ole valvontaviranomainen vaan sen tehtävä on säästää asiakkaiden rahoja ja minimoida verotus, mutta sen on tapahduttava lain puitteissa. Jos tilitoimistossa havaitaan “Firmaan piikkiin” -yrittäjä niin se on monella tapaa kiusallinen tilanne. Ensinnäkin tilitoimiston tavoite verojen minimoinnista epäonnistuu, jos ankarasti verotetun peitellyn osingon riski on ilmeinen. Yritys voi kaatua veroseuraamuksiin, jotka koituvat takautuvasti usealta vuodelta korkojen kanssa. Pahimmassa tapauksessa yrittäjä joutuu henkilökohtaiseen vastuuseen myös yrityksen veroveloista.
Toiseksi tilitoimisto ei halua olla osallisena mahdollisissa väärinkäytöksissä. Liian aggressiivinen verosuunnittelu voi johtaa rikosoikeudellisiin seuraamuksiin. Vaikka asiakasyritys vastaa aina kirjanpidon laatimisesta, niin kirjanpitäjä ei vapaudu rikosvastuusta kirjatessaan tietoisesti väärin asiakkaan määräyksestä. Kirjanpitäjän asema kirjanpitoon kytkeytyvissä rikoksissa on lähtökohtaisesti epäilty eikä todistaja.
Rikoslain 30:9 § mukaan ”Jos kirjanpitovelvollinen, tämän edustaja, kirjanpitovelvollisessa oikeushenkilössä tosiasiallista määräysvaltaa käyttävä tai se, jonka tehtäväksi kirjanpito on toimeksiannolla uskottu,
laiminlyö liiketapahtumien kirjaamista tai tilinpäätöksen laatimista vastoin kirjanpitolainsäädännön mukaisia velvollisuuksia,
merkitsee kirjanpitoon vääriä tai harhaanjohtavia tietoja taikka
hävittää, kätkee tai vahingoittaa kirjanpitoaineistoa
Tämän kaltaisia tilanteita varten tilitoimiston palvelusopimuksessa tulee olla purkuperuste sen varalta, että asiakas kieltäytyy noudattamasta tilitoimiston kirjausohjeita tilanteessa, josta voi johtua oikeudellisia seuraamuksia osapuolille. Pelkkä tulkinnallinen erimielisyys olennaisen liiketapahtuman kirjaamisesta riittää sopimuksen purkuperusteeksi. Tämä on tärkeää tilitoimiston ja sen asiantuntijoiden oikeusturvan kannalta.
Sopimuksen purkamatta jättämisellä voi olla merkittäviä vaikutuksia. Helsingin Hovioikeuden ratkaisussa 2016:7 kirjanpitäjä tuomittiin törkeästä kirjanpitorikoksesta, koska hän oli jättänyt kirjanpidon tekemättä viiden vuoden ajalta. Tämä johtui siitä, että asiakkaan toimittama aineisto oli kirjanpitäjän mukaan puutteellinen.